Praca, która robi się sama
Panel, który zastępuje arkusz kalkulacyjny i pięć maili dziennie. Jak rozpoznać czynność wartą automatyzacji — i jak policzyć, czy się zwróci.
Arkusz jest dobry, dopóki nie jest
Prawie każdy proces w firmie zaczyna się w arkuszu kalkulacyjnym i to jest rozsądne. Arkusz jest darmowy, elastyczny, każdy go zna i można w nim zacząć w piętnaście minut. Bardzo długo nie ma powodu robić niczego innego.
Przestaje wystarczać zawsze przy tych samych trzech objawach. Pierwszy: pracuje na nim więcej niż jedna osoba i zaczynają sobie nadpisywać zmiany. Drugi: ta sama liczba musi trafić do drugiego pliku i ktoś ją przepisuje. Trzeci: zaczyna być ważne, kto co zmienił i kiedy — a arkusz tego nie pamięta.
W tym momencie arkusz nie jest już narzędziem, tylko ryzykiem. I dokładnie wtedy warto policzyć, czy zamiana go na coś, co pilnuje reguł, ma sens.
Jak policzyć, czy się zwróci
-
1
Wypisz czynność
Jedną, konkretną. Nie „obsługa zamówień”, tylko „przepisanie zamówienia ze sklepu do programu magazynowego”.
-
2
Zmierz ją
Ile razy dziennie i po ile minut. Nie z pamięci — przez tydzień, z zegarkiem. Wyniki zwykle zaskakują w obie strony.
-
3
Policz rocznie
Minuty razy częstotliwość razy dni robocze. Trzy minuty piętnaście razy dziennie to około 190 godzin rocznie — czyli mniej więcej miesiąc pracy.
-
4
Dolicz błędy
Ile razy w miesiącu przepisanie kończy się pomyłką i ile kosztuje jej naprawa. To zwykle druga połowa rachunku i ta bardziej bolesna.
-
5
Porównaj z wyceną
Jeśli automatyzacja kosztuje mniej niż rok tej pracy, decyzja jest prosta. Jeśli więcej niż trzy lata — zwykle nie warto.
Co najczęściej warto zautomatyzować
-
Przepisywanie między systemami
Najdroższa czynność w większości firm i najłatwiejsza do usunięcia. Zwykle to integracja, nie nowy system.
-
Ręczne przypominanie
„Sprawdź, czy klient zapłacił”, „przypomnij o przeglądzie”. Rzeczy, które ktoś musi pamiętać, a system może pilnować.
-
Składanie tych samych dokumentów
Umowy, oferty, protokoły powstające przez podmianę pól w szablonie. Godzina pracy zamienia się w kliknięcie.
-
Zbieranie statusów
Obdzwanianie zespołu z pytaniem „na jakim to jest etapie”. Panel odpowiada na to bez niczyjego udziału.
-
Raporty na koniec miesiąca
Sklejane ręcznie z trzech źródeł. Raz zbudowane, liczą się same i są aktualne codziennie, a nie piątego.
-
Akceptacje
Urlopy, faktury, wydatki chodzące mailem. Obieg z historią rozwiązuje też pytanie „kto to zatwierdził”.
Jak to wdrażać, żeby nie utknęło
Najczęstszy błąd to projekt „zrobimy wszystko naraz”. Trwa rok, w trakcie zmienia się firma, a na koniec dostaje się system pod procesy sprzed roku.
Sensowniejsza kolejność to: jeden pełny przebieg, od początku do końca, wdrożony i używany po sześciu tygodniach. Kolejne funkcje dokładane do czegoś, co już oszczędza czas. Wtedy każdy kolejny etap jest finansowany oszczędnością z poprzedniego, a nie wiarą.
Pytania
- Czy potrzebuję nowego systemu, czy wystarczy integracja?
- Jeśli dane już są w systemach i problem polega na przenoszeniu ich między nimi — wystarczy integracja i jest wyraźnie tańsza. Nowy system jest potrzebny, gdy proces nie mieści się w żadnym z istniejących.
- Czy zespół nie będzie się bronił?
- Będzie, jeśli automatyzacja przyjdzie jako polecenie. Nie będzie, jeśli usunie czynność, której nikt nie lubi. Dlatego zaczynamy od rozmowy z osobami wykonującymi pracę, a nie tylko z zarządem.
- Czy AI to zmienia?
- Zmienia zakres rzeczy, które da się zautomatyzować — czytanie dokumentów, klasyfikowanie zgłoszeń, wstępne odpowiedzi. Nie zmienia rachunku: liczy się to, ile godzin odzyskujesz, a nie to, jaką technologią.
Opisz jedną czynność, która zjada najwięcej czasu.
Policzymy razem, czy automatyzacja się zwróci. Jeśli nie — powiemy to.
Napisz do nas